Case study
Cyfrowe Archiwum dokumentów – wspieramy cyfryzację przedsiębiorstwa Wodociągów Białostockich
Cyfryzacja prawie 2 mln stron dokumentacji, skrócenie czasu dostępu do dokumentów z kliku godzin do kilku minut oraz analiza i uzupełnienie danych dotyczących prawie 3 tysięcy km sieci – to tylko niektóre z efektów wdrożenia naszego systemu Repozytorium Dokumentów Elektronicznych (RDE) zintegrowanego z GIS w Wodociągach Białostockich.
Klient i jego potrzeby
Wodociągi Białostockie prowadzą działalność w zakresie ujmowania, uzdatniania oraz zbiorowego zaopatrzenia w wodę i oczyszczania ścieków na terenie miasta Białystok i gmin ościennych.
Główną potrzebą biznesową klienta było usprawnienie procesu zarządzania dokumentacją archiwalną oraz transformacja archiwum dokumentów do postaci cyfrowej. Największym wyzwaniem było przetworzenie ponad 330 metrów bieżących dokumentów oraz konieczność uzupełnienia ogromnej ilości danych w bazie GIS (przewody sieci wodociągowej o łącznej długości 959,32 km, przewody sieci kanalizacyjnej o łącznej długości 2 885,73 km).
Przed wdrożeniem systemu RDE dokumenty były dostępne jedynie w wersji analogowej, co powodowało szereg problemów:
- znalezienie właściwej dokumentacji zajmowało bardzo dużo czasu,
- brakowało informacji o tym, kto posiada oryginał dokumentu,
- dokumenty były odkładane nie zawsze na swoje miejsce,
- przygotowanie np. zestawień lub raportów z większej ilości dokumentów pochłaniało dużo czasu,
- wiedza zawarta w dokumentacji nie była szeroko udostępniona wewnątrz przedsiębiorstwa.
Dodatkowo, potencjał systemu GIS nie był w pełni wykorzystywany ze względu brak danych o sieci, które znajdowały się dokumentacji archiwalnej
Rola Sygnity
Zadaniem Sygnity była rozbudowa systemu GIS i wdrożenie systemu RDE, który wesprze klienta w skutecznym i nowoczesnym zarządzaniu danymi. Główne zadania polegały na:
- cyfryzacji dokumentów analogowych (ponad 330 metrów bieżących dokumentów, czyli prawie 2 mln stron dokumentów co stanowi długość prawie 600km w linii prostej dla formatu A4),
- wdrożeniu RDE, wraz z modułem wypożyczeń,
- uzupełnieniu brakujących danych w systemie GIS,
- aktualizacji systemu GIS do nowej wersji,
- integracji danych GIS z dokumentacją archiwalną
Jak mówi Tomasz Pruś, Project Manager w Sygnity:
Projekt stanowił połączenie świata dokumentacji ze światem obiektów przestrzennych, co przełożyło się na bardzo ciekawy system, który ułatwia pracę wielu pracownikom WOBI. Projekt był bardzo dużym wyzwaniem logistycznym i technicznym ze względu na ogromne ilości dokumentów, jakie musieliśmy przetworzyć i załadować do systemu. Dokumenty musiały posiadać odpowiednią strukturę, dzięki której łatwo będzie je wyszukać i powiązać z innymi obiektami w spółce. Co ważne, projekt prowadzony był zdalnie z powodu pandemii. Wiązało się to z wieloma wyzwaniami, ale projekt zakończył się pełnym sukcesem. Wielkie ukłony dla pracowników WOBI, którzy również po swojej stronie dostosowali się do nowej sytuacji i szybko zareagowali na potrzebne zmiany i dostosowania konieczne do szybkiego zakończenia realizacji projektu.
Wybrane funkcjonalności rozwiązania
- Gromadzenie dokumentacji archiwalnej – wprowadzanie i opisywanie dokumentacji w postaci skanów opisanych metadanymi ułatwiającymi późniejsze wyszukiwanie
- Dokumenty pogrupowane w teczki odwzorowujące fizyczne teczki w archiwum
- Możliwość wprowadzania dowolnych, wymaganych przez klienta metadanych opisujących dokumenty, teczki i pliki
- Możliwość wprowadzania tekstowego odwzorowania plików skanów – wprowadzanie pliku OCR oraz wyszukiwanie po jego zawartości
- Obsługa wyszukiwania dokumentów z zastosowaniem wyszukiwarki pełnotekstowej oraz wyszukiwarki rzeczowej (po wszystkich zdefiniowanych atrybutach)
- Znakowanie teczek oraz dokumentów kodami kreskowymi
- Obsługa wypożyczania oraz zwracania dokumentów fizycznych
- Generowanie eksportów z listy wyszukanych dokumentów do plików w formacie XLS lub PDF.
- Logowanie dostępów do danych
- Prezentacja obiektów opisywanych w dokumentacji na mapie GIS
- Prezentacja w obiekcie GIS wszystkich dokumentów, które go dotyczą
- Wyszukiwanie dokumentów z poziomu mapy GIS
Korzyści biznesowe
Zmniejszenie ryzyka biznesowego
w postaci utraty dokumentów kluczowych dla spółki (pożar archiwum może prowadzić do utraty kluczowych dokumentów i, w konsekwencji, przynieść wielomilionowe straty)
Skrócenie czasu dostępu do dokumentów
z nawet kliku godzin (konieczność „ręcznego” odszukiwania danych lub zlokalizowania dokumentu) do kilku sekund (dokument szybko odnajdywany jest w systemie RDE lub GIS)
Podniesienie poziomu wiedzy o sieci
i wzrost zaufania do posiadanych danych (z poziomu systemu GIS otrzymujemy kompleksową informację o posiadanej infrastrukturze bez konieczności sięgania po archiwalne dokumenty)
Ograniczenie ryzyka przenoszenia wirusa
dzięki bezkontaktowemu (cyfrowemu) przekazywaniu dokumentacji
Archiwum dokumentów Wodociągów Białostockich:
Wypowiedź klienta:
